Privacy | Scouting Berlaar

Privacyverklaring Scouts en Gidsen Berlaar

1. Inleiding

Scouts en Gidsen Berlaar, bestaande uit VVK.S. St.-Pieter Berlaar VZW (Constantverhulststraat 36, 2590 Berlaar – ondernemingsnummer 0420.571.115) en Gidsen Sint-Lucia VZW (Constantverhulststraat 26, 2590 Berlaar – ondernemingsnummer 0448.757.533), hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en het respecteren van ieders privacy.

In deze privacyverklaring – hierna genoemd “Scouts en Gidsen Berlaar” – leggen wij op een duidelijke en transparante manier uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens die wij verwerken van leden, ouders, leiding, vrijwilligers, bezoekers van onze website en andere betrokkenen.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming. Scouts en Gidsen Berlaar is aangesloten bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw (groepsnummers A4403S - Sint-Pieter en A4404M - Sint-Lucia).

Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verwerkt via onze werking, activiteiten, formulieren, website en communicatiekanalen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Scouts en Gidsen Berlaar treedt in de meeste gevallen op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen de eigen werking worden verzameld, bijvoorbeeld bij inschrijvingen voor activiteiten, communicatie naar leden en ouders, of gebruik van foto’s op onze website.

Daarnaast treedt onze groep in bepaalde gevallen op als verwerker van persoonsgegevens voor Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, met zetel te Wilrijkstraat 45, 2140 Antwerpen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de centrale ledenadministratie via het Groepsadministratiesysteem.

Meer informatie over het privacybeleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw vind je op: www.scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Scouts en Gidsen Berlaar kan, afhankelijk van de relatie met de betrokkene, volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

a. Gegevens van leden en ouders

Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, adres
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, contactpersoon in noodgevallen
Medische gegevens die relevant zijn voor de veiligheid tijdens activiteiten (bijv. allergieën of medicatie), mits uitdrukkelijke toestemming
Lidmaatschapsgegevens (tak, lidnummer, inschrijvingsjaar)
Betaalgegevens (rekeningnummer van ouder of voogd, indien relevant voor deelnamebijdragen)
Gegevens verstrekt bij inschrijving voor kampen en activiteiten.

b. Gegevens van leiding en vrijwilligers

Identificatie- en contactgegevens
Interne administratieve gegevens in het kader van de organisatie
Opleidings- en engagementinformatie (bijv. gevolgde cursussen).

c. Gegevens van websitebezoekers en andere betrokkenen

Gegevens die vrijwillig worden verstrekt via formulieren (zoals inschrijvingsformulieren of contactformulieren)
Technische gegevens via cookies en logbestanden (zoals IP-adres, browserinformatie, bezoektijdstip, bekeken pagina’s, ...)

d. Beeldmateriaal

Foto’s en video’s die tijdens activiteiten worden genomen kunnen worden gebruikt voor interne en externe communicatie, mits toestemming.

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze omvatten onder andere:

Het organiseren van scoutingactiviteiten, evenementen en kampen
Het beheren van ledenadministratie en communicatie
Het versturen van praktische informatie en nieuwsbrieven
Het garanderen van de veiligheid en gezondheid van leden tijdens activiteiten
Het verzekeren van deelnemers en leiding bij ongevallen
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals boekhouding of verzekeringen)
Het bijhouden van een historiek van de groep (archief)
Het informeren van leden en sympathisanten via website en sociale media
Het verbeteren van onze website en digitale communicatie.

Wij verwerken persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.

5. Rechtsgrond voor verwerking

Wij baseren de verwerking van persoonsgegevens op één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst of lidmaatschap (bv. inschrijving lid, deelname kamp)
Wettelijke verplichting (bv. verzekeringsadministratie, boekhouding)
Gerechtvaardigd belang (bv. goede organisatie van activiteiten en interne werking)
Toestemming van de betrokkene (bv. gebruik van foto’s, inschrijving op een nieuwsbrief).

Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Scouts en Gidsen Berlaar deelt persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is voor de werking of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Mogelijke ontvangers zijn:

Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw (centrale ledenadministratie)
Verzekeringsmaatschappijen voor ongevallen en aansprakelijkheid
Overheidsinstanties indien wettelijk vereist
IT-dienstverleners die onze website en databanken ondersteunen (steeds onder gesloten verwerkersovereenkomst)
Medische hulpdiensten in geval van nood.

Gegevens worden nooit verkocht en niet doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.

7. Bewaartermijnen

Scouts en Gidsen Berlaar bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en in overeenstemming met de wettelijke en organisatorische verplichtingen van onze vereniging.

Voor bepaalde gegevens, zoals ledenadministratie en historiek van de groep, kunnen gegevens voor onbepaalde duur worden bewaard, zolang dit relevant is voor de werking, de archivering of de wettelijke verplichtingen van onze organisatie.

Na afloop van de noodzakelijke bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Scouts en Gidsen Berlaar neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.

Enkele van deze maatregelen zijn:

Beperkte toegangsrechten: enkel bevoegde leiding of bestuursleden hebben toegang tot persoonsgegevens
Gebruik van beveiligde communicatiemiddelen en accounts
Beveiligde websiteverbinding (HTTPS)
Regelmatige evaluatie van onze privacy- en veiligheidspraktijken.

9. Jouw rechten als betrokkene

Elke betrokkene van wie wij persoonsgegevens verwerken, heeft onder de AVG volgende rechten:

Recht op inzage: je mag weten welke gegevens we over je verwerken
Recht op rectificatie: je mag foutieve of onvolledige gegevens laten corrigeren
Recht op wissing (vergetelheid): je mag in bepaalde gevallen vragen om gegevens te verwijderen
Recht op beperking van verwerking: je mag vragen om de verwerking tijdelijk te beperken
Recht op bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Recht op overdraagbaarheid: je mag vragen om je gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen
Recht om je toestemming in te trekken voor verwerkingen die daarop gebaseerd zijn (bijvoorbeeld beeldmateriaal).

Voor de uitoefening van deze rechten kan je contact opnemen met onze groep via: groepsleiding@scoutingberlaar.be

We behandelen je verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn van 30 dagen.

10. Cookies en websitegebruik

Onze website maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën om de functionaliteit en gebruikerservaring te verbeteren. Cookies kunnen anonieme informatie verzamelen over je surfgedrag, maar worden niet gebruikt om persoonlijke profielen op te bouwen.

11. Klachten en toezicht

Als je van mening bent dat je rechten worden geschonden of dat je persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, heb je steeds het recht om een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

tel: +32 (0)2 274 48 00
email: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Uiteraard hopen wij eventuele vragen of bezorgdheden in eerste instantie zelf te kunnen oplossen. Contacteer ons gerust via groepsleiding@scoutingberlaar.be

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Scouts en Gidsen Berlaar behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde aan te passen of te actualiseren, bijvoorbeeld om te blijven voldoen aan veranderende wetgeving of wijzigingen in onze werking.

De meest recente versie zal steeds beschikbaar zijn op onze website. Wanneer er belangrijke wijzigingen plaatsvinden, zullen we dit duidelijk communiceren aan leden en ouders.